Archie

Archie היא תוכנת הניהול של ארכיון בארי. כל מסמך בתוכנה מתאר קובץ או פריט פיזי בארכיון, אותם ניתן לחפש פרמטרים שונים.

התוכנה גם מאפשרת למנהלות הארכיון להוסיף מסמכים חדשים, למחוק ולערוך מסמכים קיימים.

שדות המסמך ואפשרויות החיפוש

שם השדה	סכימה	תיאור	שימוש
כותרת המסמך	dcTitle	שדה חובה. תיאור קצר של המסמך או הפריט.	תיבת החיפוש הראשית מאפשרת לחפש מסמכים לפי מלה או ביטוי המופיעים בשדה זה.
תאריך	dcDate	התאריך בו נוצר המסמך, או התרחש האירוע המתואר במסמך. אם רק החודש או השנה ידועים, אפשר להזין את היום האחרון (בחודש או בשנה).	שדה זה מאפשר לצמצם את תוצאות החיפוש לטווח של תאריכים.
יוצרים	dcCreator	שדה מרובה ערכים. רשימה במכילה אדם אחד או יותר האחראים ליצירת המסמך. דוגמאות: מחבר, צלם, מלחין, במאי, תסריטאי.	שדה זה מאפשר לצמצם את תוצאות החיפוש למסמכים שנוצרו על-ידי אדם מסוים.
תיאור המסמך	dcDescription	שדה זה מכיל תיאור מפורט יותר של המסמך או הפריט, כמו למשל שמות האנשים בתמונה או רשימת המשתתפים בסרטון.	תיבת החיפוש הראשית מאפשרת לחפש מסמכים לפי מלה או ביטוי המופיעים בשדה זה.
סוג המסמך	dcType	שדה חובה. כל מסמך (פריט) חייב להשתייך לאחד מחמשת הסוגים: טקסט, תמונה, אודיו, וידאו או חפץ.	שדה זה מאפשר לסנן את תוצאות החיפוש לפי סוג המסמך. דוגמא: להציג רק תמונות בנושא מסוים.
נושאים	dcSubject	שדה מרובה ערכים. רשימה של מילים או ביטויים המאפשרים לתייג את המסמך לפי הנושא בו הוא עוסק.	שדה זה מאפשר חיפוש לפי מילות מפתח, או בנייה של ענן תגיות שיאפשר למשתמשים לדפדף בכל הארכיון לפי נושאים וקטגוריות.
מזהה	dcIdentifier	קוד זיהוי שניתן למסמך על-ידי המערכת שיצרה אותו. דוגמאות: מיכל 1 תיק 1 - קור 1א, פילם 31א, מספר דיסק באולפן הוידאו.	בדרך כלל לא מבצעים חיפוש לפי שדה זה. לאחר שמוצאים את המסמך לפי שדות אחרים, אפשר להיעזר בשדה זה כדי לדעת יותר על המסמך המקורי, כמו למשל איפה הוא מאוחסן.
אוסף	dcType = collection	שדה חובה. שדה זה מתאר את הגוף או האירגון ממנה הגיע המסמך (עיקרון המוצא). דוגמאות: אולפן הוידאו, מזכירות בארי, קיבוץ קדמה. לפעמים הוא מתאר יחידת משנה, כמו שקופיות, מפות ותצלומי אויר, או יומונים.	שדה זה מאפשר להגביל את תוצאות החיפוש לאוסף מסוים (דוגמא: רק יומונים). בנוסף, הוא מספק הקשר המאפשר להבין טוב יותר את המסמכים השייכים אליו.

יבוא נתונים

מסך קליטת תיקייה מאפשר להוסיף לתוכנה בפעולה בודדת קבצים מרובים. בנוסף לשדות המתוארים בטבלה למעלה, מכיל הטופס את השדות הבאים:

• תיקייה: רשימה המכילה את שמות התיקיות המכילות את הקבצים המיועדים לקליטה. את התיקיות צריך להעתיק מראש אל המקום המיועד על השרת עליו מותקנת התוכנה. בדרך כלל, יש קיצור על שולחן העבודה ממנו ניגשים אל התוכנה. בכל תיקייה המיועדת לקליטה אפשר לשים רק קבצים - אסור לשים תיקייה בתוך תיקייה.
• הוסף שמות קבצים לשדה: אם בוחרים, למשל, בשדה הכותרת, התוכנה תיצור מסמך עבור כל קובץ שנמצא בתיקייה ותוסיף את שם הקובץ (ללא הסיומת) לשדה הכותרת של המסמך הנ"ל.
• טיפול בטקסט: בשדה זה יש לבחור באפשרות המתאימה, בהתאם לסוג הקבצים בתיקייה. שליפה של הטקסט אפשרית אם מדובר בקבצים המכילים טקסט חי, לדוגמא קבצי PDF שעברו המרה מפורמט WORD. זיהוי של הטקסט באמצעות OCR אפשרי רק אם מדובר בקובץ טקסט שעבר סריקה (דוגמא: יומונים ישנים, מהתקופה שעוד היו מקלידים אותם במכונת כתיבה). אם סוג הקובץ לא רלוונטי, יש לבחור באפשרות "לא לעשות כלום" (דוגמא: אם מדובר בקבצי תמונה, וידאו או אודיו).